Tien jaar geleden had het technisch zin om apps voor het scannen van visitekaartjes te vergelijken: sommige lazen slecht, haalden telefoon- en faxnummer door elkaar of struikelden over accenten. Die tijd is voorbij. Automatisch uitlezen werkt vandaag overal goed, ook bij drukke, donkere of anderstalige kaartjes. Tools vergelijken op hun herkenningspercentage heeft weinig zin meer.
Wat ze onderscheidt, ligt elders, en komt neer op drie heel concrete vragen. Moet u een account aanmaken? Wat gebeurt er als er geen bereik is? En waar komt het contact terecht als het eenmaal is uitgelezen? Die drie antwoorden bepalen het werkelijke gebruik veel meer dan de kwaliteit van de extractie.
Wij geven een van de hieronder genoemde tools uit — dat zeggen we maar meteen. Wat volgt, vergelijkt families van benaderingen, geen merken, omdat de functies en prijzen van elk merk van kwartaal tot kwartaal veranderen: het zijn de ontwerpkeuzes die blijven.
De vier families van tools
Op de markt bestaan vier benaderingen naast elkaar. Ze beantwoorden aan verschillende productintenties, wat verklaart waarom geen enkele overal goed is.
| Documentscanner | Gespecialiseerde app | CRM-module | Tool zonder account | |
|---|---|---|---|---|
| Account verplicht | Account bij de uitgever, vaak al geopend | Ja, altijd | Ja, dat van het CRM | Nee |
| Gestructureerde extractie | Gedeeltelijk: het is een scanner, geen contactlezer | Ja | Ja | Ja, voor- en achterkant |
| Zonder netwerk | Wisselend | Vaak blokkerend | Vaak blokkerend | Foto in wachtrij, verzonden zodra het netwerk terug is |
| Bestemming van het contact | Een bestand of notitie in het ecosysteem van de uitgever | Een database bij de uitgever | Uw CRM, als u het al hebt | Uw telefoon, een spreadsheet of uw CRM |
| Verdienmodel | Inbegrepen in een suite die u al betaalt | Beperkte versie, daarna abonnement | Inbegrepen in het CRM-abonnement | Gratis aangeboden, om een softwaresuite bekend te maken |
Eén opmerking voordat we in detail gaan: deze families sluiten elkaar niet uit. Veel bedrijven gebruiken de scanner van hun kantoorsuite voor documenten en een aparte tool voor kaartjes. Dat is vaak de juiste afweging.
De algemene documentscanner
Dit is de oplossing die u al hebt. De grote kantoorsuites hebben allemaal een scanfunctie via de camera van de telefoon, die een pagina kan rechttrekken, schaduwen kan verwijderen en de tekst kan herkennen.
De verdienste is reëel: ze is al geïnstalleerd, al betaald en al gedekt door het contract dat uw bedrijf met de uitgever heeft gesloten. Op het vlak van naleving is dat comfortabel — het kaartje belandt in een omgeving waarvan u de regels al beheerst.
De beperking zit in het doel. Een documentscanner levert een afbeelding en ruwe tekst. Hij geeft u geen contact terug: hij weet niet dat "06" gevolgd door acht cijfers een Frans gsm-nummer is, dat de regel erboven een functie is, en dat het woord in hoofdletters een bedrijfsnaam is. U bespaart het typen, niet het sorteren. Bij veertig kaartjes blijft dat een avond werk.
De gespecialiseerde app met account
Dit is de grootste familie, en de oudste. Deze apps doen precies wat u van ze vraagt: ze lezen het kaartje, halen er nette velden uit en ordenen die in een doorzoekbaar adresboek, vaak verrijkt en gesynchroniseerd tussen toestellen.
Het werk is goed gedaan. Het aandachtspunt is structureel: deze tools zijn rond een account gebouwd, omdat het account het product is. Uw contacten vormen een database bij de uitgever, die zo de blijvende bewaarder wordt van zakelijke contactgegevens die u niet voor hem hebt verzameld. Afhankelijk van het geval dient die database om u een abonnement te verkopen, om een bedrijvengids te voeden, of gewoon om u vast te houden.
Dat is niet onrechtmatig, en het wordt niet verborgen: het staat in de gebruiksvoorwaarden. Maar het verdient een lezing voordat u veertig kaartjes van prospects scant, want de verantwoordelijkheid voor die verwerking blijft bij u. We gaan daar dieper op in in ons artikel over gratis scanapps.
De tweede beperking is het netwerk. Veel van deze apps moeten online zijn om een foto te verwerken. In een beurshal om elf uur 's ochtends betekent dat vaak: "probeer het later opnieuw" — dus de stapel papier, dus de zondagavond.
De module in een CRM
Verschillende CRM's bieden het uitlezen van kaartjes rechtstreeks in hun mobiele app aan. Waar die functie bestaat en werkt, is dit de kortste weg: het contact ontstaat meteen op de juiste plek, in de tool waarin het zal worden opgevolgd, zonder export of overtypen.
Wel twee kanttekeningen. De eerste is dat u het CRM al moet hebben, en dat de functie vaak is voorbehouden aan de duurdere formules. De tweede is subtieler: deze weg veronderstelt dat iedereen die op een stand staat een CRM-licentie heeft. Op een vakbeurs is dat bijna nooit het geval — de directeur, de applicatie-ingenieur en de stagiair die een handje helpt, hebben er geen. Zij gaan naar huis met kaartjes op zak, en het gat gaat weer open.
De tool zonder account
Dit is de recentste benadering, en de eenvoudigste om te beschrijven: een webpagina die u opent, een foto die u neemt, een contact dat u terugkrijgt. Geen installatie, geen registratie, geen database die ergens wordt opgebouwd.
Het voordeel is niet ideologisch, maar praktisch. Zonder account kunt u de tool uitlenen: u geeft hem door aan wie samen met u op de stand staat, ook aan iemand die geen licentie heeft voor uw software. En omdat er aan de serverkant niets wordt bewaard, heeft de vraag "waar zijn mijn contacten?" maar één mogelijk antwoord: bij u.
De eerlijke keerzijde is dat een tool zonder account u geen adresboek kan bieden dat tussen uw toestellen synchroniseert, noch een doorzoekbare geschiedenis van de kaartjes van de laatste drie jaar. Hij geeft u een contact terug, en het is aan u om er meteen iets mee te doen. Voor gebruik op een vakbeurs is dat precies wat nodig is. Om een doorzoekbare gids voor de lange termijn op te bouwen, is het niet de juiste tool.
Dat is de keuze die we hebben gemaakt met Contiax: uitlezen van voor- en achterkant, een wachtrij als het netwerk wegvalt, verzending naar het adresboek van de telefoon, een spreadsheetbestand of een CRM — Stator-CRM in twee velden, de andere via een webhook. Het is gratis omdat het in de eerste plaats dient om onze softwaresuite bekend te maken: het is ons eigen visitekaartje.
Een scantool beoordeelt u niet op wat hij leest. U beoordeelt hem op wat hij bewaart.
Contiax leest het kaartje, geeft u het contact terug en bewaart er niets van. Zonder account, zonder installatie.
Contiax openenWat de vergelijking vergeet: waar het contact vandaan komt
Deze vier families hebben één zelden besproken gemeenschappelijk punt: ze zijn allemaal bedacht voor een rechthoekje karton. Maar karton is niet langer de belangrijkste bron. In een week ontvangt u meer e-mailhandtekeningen dan u op een vakbeurs kaartjes verzamelt — en die handtekeningen bevatten precies dezelfde velden: naam, functie, bedrijf, rechtstreeks nummer, gsm, adres van het hoofdkantoor.
Technisch belet niets u om ze uit te lezen. Een tool die contactgegevens uit een afbeelding haalt, heeft niet nodig dat die afbeelding een kaartje is: het scherm fotograferen waarop een bericht wordt weergegeven, werkt, en werkt vaak beter dan een druk kaartje. Een handtekening is regelmatig opgemaakt, er loopt geen logo over de naam, en ze vermeldt vaak het rechtstreekse nummer dat het kaartje verzwijgt.
Dat is een gebruik dat we niet hadden voorzien toen we Contiax ontwierpen: de praktijk heeft het ons aangereikt, en we hebben het gecontroleerd voordat we het hier schreven. De vraag die u aan de gekozen tool moet stellen is dus eenvoudig — accepteert hij een foto die geen kaartje is, of legt hij een star kader op dat al het andere weigert?
De vijf vragen vóór u installeert
Welke tool u ook kiest, deze vijf vragen hebt u in tien minuten leeswerk beantwoord, en ze besparen u blijvende spijt.
1. Wat gebeurt er met de foto van het kaartje? Wordt ze na verwerking verwijderd, of bewaard? Als ze bewaard wordt, hoe lang en waar?
2. Blijven de uitgelezen contacten op een server staan? Dat is de kernvraag. Een tool die niets bewaart, laat u als enige verantwoordelijk — en dat is de normale, gezonde situatie.
3. Wat gebeurt er zonder netwerk? Botweg weigeren, of in de wachtrij zetten? Test het één keer, in vliegtuigmodus, vóór de vakbeurs in plaats van tijdens.
4. Hoe krijgt u de contacten eruit? Bestaat er een export, in een open formaat, zonder over te stappen op een duurder abonnement? Een tool waar u niet uit kunt, is geen tool, het is een opslagplaats.
5. Wie betaalt, en waarmee? Als de dienst gratis is zonder te worden aangeboden door iemand die er een andere reden voor heeft, zoek dan de tegenprestatie — die is er altijd.
Zodra het contact binnen is, begint de echte vraag: wordt het teruggebeld? Dat is het onderwerp van ons artikel over opvolging na een vakbeurs, en de keuze van de tool die die opvolging draagt, komt aan bod in Industrieel CRM of algemeen CRM.
Wat is de beste app om een visitekaartje te scannen?
Er is geen absolute beste, want de tools onderscheiden zich niet meer door hun leeskwaliteit — die is overal goed. Ze verschillen op drie punten: of u wel of geen account moet aanmaken, of ze zonder netwerk werken, en waar het contact terechtkomt. Kies op basis van het punt dat u vandaag het meest hindert.
Moet u een account aanmaken om een visitekaartje te scannen?
Technisch gezien niet: voor het uitlezen van een kaartje is geen account nodig. Als een tool er toch een eist, is dat een productkeuze, geen technische beperking — het account dient om bij de uitgever een contactendatabase op te bouwen, die zo de bewaarder wordt van gegevens die u niet voor hem hebt verzameld.
Werkt een scanapp zonder verbinding?
Dat hangt af van de architectuur. Uitlezen met artificiële intelligentie gebeurt op een server, dus op een bepaald moment is er een verbinding nodig. De echte vraag is wat er gebeurt als het netwerk wegvalt: weigert de tool de foto, of zet hij die in een wachtrij om ze te verwerken zodra het netwerk terug is? In een overvolle beurshal maakt dat verschil alles uit.
Waar gaan de gegevens naartoe die van een visitekaartje worden uitgelezen?
Dat verschilt hemelsbreed. Sommige tools bewaren een blijvende kopie in een account dat bij hen wordt gehost, andere bewaren niets en sturen het contact gewoon door naar uw telefoon, een spreadsheet of uw CRM. Omdat de gegevens toebehoren aan de persoon die u zijn kaartje toevertrouwde, en niet aan u, verdient die vraag het om vóór de installatie gesteld te worden, niet erna.
Kunt u een e-mailhandtekening scannen in plaats van een visitekaartje?
Ja, zolang de tool een willekeurige foto accepteert in plaats van een vaste kadrering op te leggen. Een e-mailhandtekening op het scherm bevat dezelfde velden als een kaartje — naam, functie, bedrijf, telefoonnummers, adres — en is meestal beter leesbaar: regelmatige opmaak, geen logo dwars over de naam, en vaak het rechtstreekse nummer dat het kaartje verzwijgt. Omdat we veel meer e-mails ontvangen dan kaartjes, is het in de praktijk de rijkste bron.