Wat een uur van een buitendiensttechnicus werkelijk kost

Vraag de directeur van een industrieel mkb-bedrijf wat een uur van een technicus kost, en u krijgt bijna altijd een variant van dezelfde berekening: het brutoloon, vermenigvuldigd met een coëfficiënt voor werkgeverslasten, omgerekend naar een uur. Dat levert een geruststellend cijfer op, rond de vijfentwintig of dertig euro, waardoor een gefactureerd tarief van vijfenzestig comfortabel lijkt.

Die berekening klopt niet, en wel met een factor twee. Niet omdat de lasten worden onderschat, maar omdat ze door het verkeerde aantal uren deelt. Een technicus wordt betaald voor al zijn uren en factureert er maar een deel van — en het is dat deel, en alleen dat deel, dat de volledige kosten moet dragen.

Dit artikel geeft de volledige methode, een uitgewerkt voorbeeld van begin tot eind, en de enige hefboom die het resultaat echt in beweging zet. De bedragen hieronder zijn ordes van grootte om de methode te illustreren: vervang ze door uw eigen cijfers, daar draait de oefening om.

Waarom het getoonde uurtarief liegt

De Franse wettelijke arbeidsduur (durée légale du travail) bedraagt 1.607 uur per jaar. Dat is het cijfer dat men instinctief als deler gebruikt. Het is al te hoog zodra u extra verlof, opleiding, ziekteverzuim en dagen in de werkplaats eraf haalt — u komt eerder uit op zo'n 1.500 uur werkelijke aanwezigheid.

Maar vooral: aanwezigheid is geen facturatie. Van die 1.500 uur gaat een deel op aan rijden, een deel aan schrijven, een deel aan zoeken naar het juiste plan of het referentienummer van een onderdeel, een deel aan wachten tot iemand een ruimte komt openmaken. Die uren worden betaald, maar niet verkocht.

Daar ontstaat het gat. Delen door 1.607 in plaats van door het aantal werkelijk factureerbare uren levert een kostprijs op die de helft is van de werkelijkheid. Op die basis kan een bedrijf jarenlang met verlies werken in de overtuiging dat het dertig procent marge maakt.

De vier kostenposten

De teller van de berekening bestaat uit vier posten. De eerste twee liggen voor de hand, de volgende twee zijn de posten die men vergeet.

De werkgeverskosten. Brutoloon, werkgeverslasten, aanvullende ziektekostenverzekering, voorzorgsregeling, premies, maaltijdvergoedingen. Dat is de hoofdpost, en de enige die iedereen meetelt.

Voertuig en gereedschap. Afschrijving of lease van de bestelwagen, brandstof, verzekering, onderhoud, banden, tol, vervanging van gereedschap, persoonlijke beschermingsmiddelen, werkkleding. Omgerekend naar een jaar en één technicus is deze post verre van marginaal.

Middelen en ondersteuning. Telefoon, abonnement, tablet, softwarelicenties, beroepslidmaatschappen en -kwalificaties, permanente opleiding en verplichte bijscholingen.

Het aandeel overhead. Dit is de post die het vaakst ontbreekt in berekeningen op de achterkant van een envelop. Het pand, de boekhouding, de bedrijfsverzekering, de tijd van wie de telefoon opneemt en plant, de tijd van wie factureert. Die kosten bestaan omdat de technicus op interventie gaat: ze moeten door zijn factureerbare uren worden gedragen.

Het cijfer dat niemand meet

De noemer is het eigenlijke onderwerp. U krijgt hem door alles wat niet wordt verkocht van de aanwezigheidsuren af te trekken.

Verplaatsingen. Afhankelijk van de spreiding van de klanten nemen ze doorgaans tien tot twintig procent van de tijd in beslag. Een bedrijf waarvan de klanten binnen een straal van dertig kilometer zitten, heeft niet hetzelfde profiel als een bedrijf dat drie départements (Franse bestuurlijke gebieden) bestrijkt.

Administratie. Het rapport schrijven, foto's sorteren, alles overtypen in de spreadsheet op kantoor, het doorsturen naar de klant. Gebeurt dat 's avonds of op zaterdag, dan blijft het betaalde tijd — en verdwijnt het uit de urenstaten, waardoor het onzichtbaar wordt zonder gratis te worden.

Zoeken en wachten. De historiek van een machine terugvinden, het rapport van het vorige bezoek zoeken, het kantoor bellen voor een referentienummer, wachten voor een gesloten ruimte. Dit is de meest frustrerende post, omdat hij helemaal niets oplevert.

De som van die drie posten bepaalt de factureerbare bezettingsgraad: het deel van de aanwezigheidsuren dat op een factuur terechtkomt. In onderhoudsbedrijven uit het mkb ligt die doorgaans tussen zestig en vijfenzeventig procent. Maar de algemene waarde is van geen belang: alleen de uwe telt.

Een volledige berekening, van begin tot eind

Neem een onderhoudstechnicus in een mkb-bedrijf van zes personen. De bedragen zijn ordes van grootte: vervang ze door de uwe.

Dan de noemer. Van de 1.607 theoretische uren trekken we extra verlof, opleiding en afwezigheden af: er blijven ongeveer 1.500 aanwezigheidsuren over. Daarna trekken we vijftien procent verplaatsingen, tien procent administratie en acht procent zoeken en wachten af — een factureerbare bezettingsgraad van zevenenzestig procent.

Dat levert 1.005 werkelijk factureerbare uren op, en een kostprijs van 61.000 ÷ 1.005 ≈ € 61 per uur.

Het contrast verdient het om naast elkaar te worden gezet. De instinctieve berekening — € 42.000 loon gedeeld door 1.607 uur — gaf € 26 per uur. De volledige berekening geeft € 61. Op een uur dat aan € 65 wordt gefactureerd, is de marge geen € 39: ze is € 4.

Niet het uurtarief bepaalt of een interventie rendabel is. Het is het aantal uren dat u moest betalen om er één te kunnen factureren.

De enige hefboom die het resultaat echt verandert

Bij deze vaststelling is de eerste reflex de tarieven te verhogen. Dat kan, maar het gaat traag, het moet klant per klant worden onderhandeld, en het valt meteen op.

Laten we de berekening opnieuw maken zonder aan één prijs te raken, en de bezettingsgraad van zevenenzestig naar tweeënzeventig procent brengen — dat wil zeggen: ongeveer twintig minuten per dag per technicus terugwinnen op administratie en het zoeken naar informatie.

Het aantal factureerbare uren stijgt naar 1.080. De kostprijs daalt naar € 56,5 per uur. Op een uur dat aan dezelfde prijs als voorheen wordt verkocht, stijgt de marge van € 4 naar € 8,5: ze verdubbelt, zonder dat er met iemand iets is heronderhandeld. Op duizend uur is dat € 4.500 per technicus per jaar.

Daarom is de niet-factureerbare tijd de echte goudmijn. En van de drie onderdelen ervan zijn er twee moeilijk te verminderen — verplaatsingen hangen af van de geografie, wachten hangt af van de klant. Het derde hangt daarentegen volledig af van uw organisatie: de tijd die opgaat aan schrijven en zoeken.

Een rapport dat ter plaatse wordt opgesteld, tijdens de interventie, hoeft 's avonds niet meer geschreven te worden. Een machinehistoriek die vanuit het veld te raadplegen is, bespaart een telefoontje naar kantoor. Dat is precies de functie van een buitendiensttool, en het is het enige argument dat telt om er een in gebruik te nemen: we werken die redenering uit in ons artikel over software voor interventiebeheer.

Wat u moet meten om het te weten

Alles hierboven steunt op een cijfer dat de meeste bedrijven niet hebben: hun werkelijke factureerbare bezettingsgraad. Die schat u niet, die meet u — en twee weken volstaan.

Vraag elke technicus om gedurende tien werkdagen vier duurtijden per dag te noteren: reistijd, factureerbare tijd op locatie, tijd voor rapportage en administratie, wacht- en zoektijd. Een notitieboekje volstaat; nauwkeurigheid tot op vijf minuten is helemaal niet belangrijk.

Deel na tien dagen de factureerbare tijd op locatie door de totale aanwezigheidstijd. Dan hebt u uw werkelijke bezettingsgraad — en weet u welke van de drie niet-factureerbare posten de uwe is. In de meeste gevallen komt de verrassing niet van de verplaatsingen, die men overschat, maar van de administratie, die men onderschat omdat ze buiten de werkuren gebeurt.

Met dat cijfer in de hand wordt de rest rekenwerk. En het maakt een gesprek mogelijk dat zonder dat cijfer altijd op een gevoel uitdraait: of een interventie op veertig kilometer voor twee uur werk het aannemen waard is.