Wat een papieren visitekaartje echt kost

In bijna elk bedrijf dat wij bezoeken, ligt er een lade met visitekaartjes die nog in hun folie zitten. Twee pakjes, soms vier. Ze liggen er sinds de verhuizing, sinds de overstap naar een andere telefoonprovider, of sinds de vertegenwoordiger wiens naam erop staat is vertrokken. Niemand gooit ze weg, want weggooien zou betekenen toegeven dat er voor niets is betaald.

Toch is dat precies wat er is gebeurd, en daar zitten de werkelijke kosten van een visitekaartje. Het is niet de drukprijs. Het is de verhouding tussen wat u drukt en wat u uitdeelt voordat de oplage niet meer klopt.

Dit artikel geeft een eenvoudige manier om die verhouding voor uw bedrijf te berekenen, en een paar manieren om ze te verbeteren — waarvan verschillende niets kosten en u niets bij wie dan ook hoeft te kopen.

De opgegeven prijs, en waarom die niets zegt

Een oplage van vijfhonderd kaartjes op 350 grams gelamineerd karton kost, afhankelijk van de afwerking en de levertijd, ergens tussen veertig en negentig euro exclusief btw. Per stuk komt dat neer op tien tot achttien cent. Dat is het cijfer dat blijft hangen, en het stelt gerust: een visitekaartje kost bijna niets.

Die redenering gaat ervan uit dat alle vijfhonderd kaartjes worden uitgedeeld. Laten we de vraag anders stellen: hoe snel deelt u vijfhonderd kaartjes uit?

Een vertegenwoordiger die vier vakbeurzen per jaar doet en een tiental afspraken per maand heeft, deelt er misschien honderdvijftig tot tweehonderd per jaar uit. Een directeur van een mkb-bedrijf die minder op pad is, deelt er veertig uit. Een technicus die er heeft omdat "het nu eenmaal moet", deelt er tien uit. In dat tempo gaat een oplage van vijfhonderd drie jaar mee voor de vertegenwoordiger, en tien jaar voor de technicus.

En bijna geen enkel kaartje overleeft drie jaar zonder dat een van de regels niet meer klopt.

De houdbaarheidsdatum van een kaartje

Een visitekaartje bevat vijf of zes gegevens. Elk daarvan heeft zijn eigen levensverwachting, en het is de kortste die het lot van de hele oplage bepaalt.

In een bedrijf met tien medewerkers hoeft maar één van deze zes regels te veranderen om de oplage van die persoon onbruikbaar te maken. En op tien mensen gebeurt dat meerdere keren per jaar: een promotie, een nieuw gsm-nummer, een nieuwe vestiging.

De eerlijke berekening is dus niet "wat kost een kaartje", maar "hoeveel kaartjes delen we uit tussen twee herdrukken". Bij een oplage van vijfhonderd waarvan er honderdtwintig zijn uitgedeeld voordat een wijziging de rest waardeloos maakte, kost een kaartje dat echt bij iemand terechtkomt geen vijftien cent: het kost zestig cent.

Dode voorraad: wat die echt kost

Wie met een verouderde voorraad zit, reageert op een van drie manieren, en geen enkele is goed.

Doorstrepen. U streept het oude nummer door en schrijft het nieuwe er met pen bij. Dat werkt — alleen is het kaartje dat u overhandigt het eerste voorwerp dat uw gesprekspartner met uw bedrijf associeert. Een met de hand verbeterd kaartje zegt "we hebben er geen tijd voor genomen", precies op het moment dat u het tegendeel wilt bewijzen. In een markt waar u nauwkeurigheid verkoopt, is dat een slechte rekensom.

Opmaken. U blijft de oude "voorlopig" uitdelen en zegt er mondeling bij dat het nummer is veranderd. De helft van de mensen is het vergeten voordat ze thuis zijn.

De lade. U bergt ze op, bestelt nieuwe en gooit niets weg. Dat is de meest voorkomende reactie, en de duurste: het bedrag is volledig verloren, maar omdat de uitgave vorig jaar al geboekt is, komt ze nergens terug in de beslissing van dit jaar. U laat vijfhonderd kaartjes herdrukken in de veronderstelling dat dat tachtig euro kost, terwijl het tachtig euro kost plus de zestig die al begraven liggen.

De kosten die u nooit ziet: het verouderde kaartje

Alles hierboven valt in cijfers uit te drukken. De echte kosten niet — en juist die zouden de doorslag moeten geven.

De kaartjes die u vóór de wijziging hebt uitgedeeld, liggen niet in uw lade. Ze zitten in portefeuilles, bureauladen en kaarthouders, bij mensen die u één keer hebben ontmoet en vonden dat uw bedrijf er solide uitzag. Sommigen zullen u over zes maanden bellen, wanneer de behoefte zich aandient.

Ze bellen een nummer dat niet meer opneemt. En u komt het nooit te weten.

Daar zit de werkelijke uitgave: niet in de weggegooide doosjes, maar in de opdracht die nooit bij u terugkwam omdat de enige band tussen die prospect en u een kaartje was dat twee jaar eerder was gedrukt. In een industrieel mkb-bedrijf waar een bestelling al snel duizenden euro's waard is, wist één gemist telefoontje tien jaar drukbudget uit.

De kosten van een visitekaartje meet u niet aan de prijs van het papier. U meet ze aan het aantal mensen dat u op een dag wilde bereiken en daar niet in slaagde.

Bereken de uwe in vijf minuten

De methode bestaat uit vier cijfers, die u allemaal zonder veel zoeken vindt.

1. Het bedrag van de laatste drukofferte.
2. Het aantal kaartjes uit die oplage dat echt is uitgedeeld — een eerlijke schatting volstaat: kijk wat er nog in de doos zit.
3. De tijd die nodig was om de gegevens te verzamelen, de drukproef goed te keuren en de drukker achter de broek te zitten. Reken die aan het uurtarief van wie het deed, de directeur inbegrepen.
4. De waarde van de vorige voorraad die is weggegooid of opgeborgen.

Tel 1, 3 en 4 op en deel door 2. De uitkomst is wat een kaartje dat u aan iemand geeft u werkelijk kost. In de gevallen die wij hebben gezien, ligt dat tussen veertig cent en anderhalve euro — drie tot tien keer de stuksprijs op de offerte.

Wat dit niet betekent

Dit is geen pleidooi om papier af te schaffen. Een kaartje overhandigen is een gebaar, een moment van fysiek contact in een gesprek, en daar bestaat geen equivalent voor: op een industriële vakbeurs wordt een kaartje verwacht, en wie er geen heeft, komt nonchalant over.

Het probleem is niet het papier. Het is de herdrukcyclus, en er zijn verschillende manieren om die te verlengen zonder iets bij iemand te kopen:

Druk kleinere oplagen. Tweehonderd kaartjes kosten nauwelijks minder dan vijfhonderd — en dus duidelijk meer per stuk —, maar ze zijn op voordat ze verouderd zijn. De meerprijs per stuk ligt ver onder wat een afgeschreven voorraad kost.

Druk niet af wat verandert. Een precieze functietitel en een rechtstreeks gsm-nummer zijn de twee kwetsbaarste regels. Veel bedrijven houden het bij de naam, het bedrijf, de vaste lijn en het e-mailadres — en geven het gsm-nummer mondeling door aan wie het nodig heeft.

Laat wat verandert ergens anders staan. Een QR-code of een chip op de achterkant van het kaartje verwijst naar een pagina die u in dertig seconden aanpast. Het karton blijft hetzelfde; het zijn de contactgegevens die aanpasbaar worden. Dat is wat slimme visitekaartjes doen, en het is hun enige serieuze argument — de rest, het nieuwigheidseffect op een stand, is na één seizoen uitgewerkt.

Welke oplossing u ook kiest, de redenering blijft dezelfde: een visitekaartje kost niet wat de drukker factureert. Het kost wat u weggooit, plus wat u nooit zult weten dat u bent misgelopen.